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过滤电子表格中的数据

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如果您与他人一起在 Google 表格中处理电子表格,则可以创建过滤视图,用于仅更改您的数据视图。或者,您可以创建协作者也可以使用的过滤条件。

您可以保存并命名多个过滤视图,以便日后快速访问和排序。您还可以共享视图,以便用户立即查看相关度最高的信息。

  • 与不同的人共享不同的过滤视图链接,以便每个人都能看到与自己相关度最高的信息。
  • 保存并命名多个过滤视图,以便日后快速访问和排序。
  • 制作副本或使用类似规则创建其他视图。
  • 没有对电子表格的编辑权限,但仍想过滤数据或排序?请创建临时过滤视图。
了解操作方法

创建只有您可以查看的过滤视图

在计算机上,您可以过滤数据,将过滤后的数据仅应用于您的电子表格视图。系统会自动保存您的过滤视图变更。

  1. 使用计算机在 Google 表格中打开电子表格。
  2. 点击数据 接着点击 创建过滤视图
  3. 对数据进行排序和过滤。
  4. 如需保存过滤视图,请点击右上角的保存视图
  5. 点击保存

创建协作者可以查看的过滤视图

重要提示:

  • 当您添加过滤器后,任何拥有电子表格访问权限的用户都会找到此过滤器。任何拥有电子表格编辑权限的人都可以更改此过滤器。
  • 在某些情况下,“创建过滤器”选项不可用。详细了解这些情况
  • 系统会保存您的过滤条件设置,以确保即使您过滤的数据被移除,过滤结果也保持一致。如需重置过滤条件设置,您可以从数据范围中移除过滤条件。

  1. 在电脑上使用 Google 表格打开一个电子表格。
  2. 如需创建过滤器,请根据需要选择操作步骤:
    • 选择一系列单元格,然后点击数据 然后 创建过滤器
    • 右键点击一个单元格或一系列单元格,然后点击创建过滤器
    了解“创建过滤器”不可用的原因
    “创建过滤器”选项可能不可用,原因如下:
    • 格式设置
      • 检查工作表中是否有任何合并的单元格或隐藏的行或列。尝试取消合并单元格并取消隐藏行或列。
      • 检查是否对工作表应用了任何条件格式。
        1. 前往格式
        2. 选择条件格式
          • 确保未应用任何规则。
      • 数据验证
        • 检查是否对工作表应用了任何数据验证规则。
          1. 前往“数据”。
          2. 选择数据验证
            • 确保未应用任何规则。
      • 如果上述解决方案都不起作用,则您可能没有访问权限。如要获取访问权限,请执行以下操作:
        1. 创建工作表的副本。
        2. 检查副本中是否已启用过滤选项。
          • 如果是,您可以改为使用工作表的副本。
  3. 如要查找过滤选项,请前往相应范围的顶部,然后点击“过滤器”图标 过滤器列表
    • 按条件过滤:选择条件或自行编写自定义公式。
      自定义公式示例
      查找某个数据范围内的唯一值
      • 选择自定义公式为
      • 类型 =COUNTIF(data_range, data_range)=1
      在数据范围内查找与“Good”或“Great”匹配的文本
      • 选择自定义公式为
      • 输入 =OR(REGEXMATCH(data_range, "Good"), REGEXMATCH(data_range, "Great"))
      • 您可以过滤具有有效或无效数据验证规则的单元格。
    • 按值过滤:如要隐藏数据点,请取消选中相应数据点旁边的复选框,然后点击确定
      • 要创建过滤器并按单元格值过滤,请右键点击一个单元格,然后点击按单元格值过滤
    • 搜索:在搜索框中输入内容,搜索数据点。
    • 按颜色过滤:选择要按哪种文本颜色或填充颜色进行过滤。您可以通过条件格式颜色过滤,但无法按照交替颜色过滤。
  4. 如需移除过滤器,请根据需要选择操作步骤:
    • 点击数据 然后 移除过滤器
    • 右键点击任意单元格,然后点击移除过滤器

过滤后,用户可以在右下角找到显示的行数和表格中的总行数。

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

将数据转换为表

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在 Google 表格中,表格可以自动为数据范围应用格式和结构,从而简化数据创建过程,减少重复设置数据格式、输入和更新数据的需要。

表格非常适合跟踪和整理如下信息:

  • 项目跟踪
  • 活动计划
  • 库存管理

表格主要包含 3 个部分:

  • 对于每一列,您可以设置适当的列类型。表格可确保您输入的所有数据类型均保持一致。
  • 您可以访问统一的菜单。您可以通过菜单管理表格级别的设置,还可以执行各种操作,例如为表格创建过滤视图。
  • 您可以插入已预先设定结构和格式的组成要素。
了解操作方法

将现有数据转换为表格

  1. 在计算机上打开一个工作表。
  2. 选择一组单元格(空单元格或包含数据的单元格皆可)。
  3. 在菜单栏中,依次点击格式 然后 转换为表格
  4. 为每一列选择合适的列类型。

使用表格视图

借助视图,您可以查找想看的数据,而不会影响他人在工作表中看到的内容。您可以使用视图显示或隐藏特定行,并应用其他配置来管理数据可视化方式。

每个视图都可以有自己独特的过滤和排序配置。

  • 要创建新视图,请点击“表格”菜单 ,然后选择以下选项之一:
    • 创建分组依据视图
      • 这样,您就可以查看根据所选字段整合在一起的行。
    • 创建过滤视图

注意:临时视图会在电子表格刷新后消失。

  • 要应用现有视图,请点击“表格”菜单   然后 现有视图名称。

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

使用数据透视表汇总数据

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Google 表格中的数据透视表可以帮助您汇总数据、查找模式,以及重新整理信息。您可以根据 Google 表格中的建议添加数据透视表,也可以手动创建数据透视表。创建数据透视表后,您可以添加和移动数据,添加过滤器,深入了解计算详情,将数据分组等等。

  • 汇总成千上万行数据,例如按地区划分的年销售额。
  • 深入分析区域数据。使用数据透视表查看每个区域的总销售额。然后,按个人分解该地区的数据和他们的销售额。
  • 立即试用:数据透视表模板
了解操作方法
  1. 使用计算机在 Google 表格中打开一个电子表格。
  2. 选择要使用其中源数据的单元格。重要提示:每列需要一个标题。
  3. 在顶部的菜单中,点击插入 接着点按 数据透视表。如果数据透视表尚未打开,点击相应的工作表。
  4. 在侧边栏中的“行”或“列”旁边,点击添加,然后选择一个值。
    • 有时您会看到根据您所选数据推荐的数据透视表。如要添加,请在“建议”下选择所需的数据透视表。
    • 创建数据透视表时,系统会自动插入可靠度高的建议数据透视表。
    • 如要关闭数据透视表建议,请执行以下操作:
      1. 点击顶部的工具 接着点按 建议控件
      2. 关闭启用数据透视表建议
  5. 在侧边栏中的“值”旁边,点击添加,然后选择要在行或列上显示的值。
  6. 您可以更改数据的显示方式、排序依据、汇总方式或过滤条件。在您想更改的内容旁边点击向下箭头 向下箭头

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

使用图表直观呈现数据

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使用图表汇总电子表格中的数据。

  • 直观呈现您的数据,方便他人快速理解。
  • 根据您的数据创建可在报告和演示文稿中使用的图表。

了解操作方法

创建图表

  1. 使用计算机在 Google 表格中打开电子表格。
  2. 选择要用于制作图表的单元格。
  3. 点击插入 然后 图表

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

在演示文稿中插入图表

  1. 使用计算机在 Google 文档Google 幻灯片中打开文档或演示文稿。
  2. 点击插入 接着点按 图表 接着点按 来自表格
  3. 点击包含您要添加的图表的电子表格,然后点击选择
  4. 点击要添加的图表。
    • 如果您不想将图表链接到电子表格,请取消选中“链接到电子表格”。
  5. 点击导入

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

使用链接浏览数据

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通过添加链接,您可以轻松地在 Google 表格中浏览数据。点击该链接即可直接转到特定的单元格范围。例如,您可以将销售表摘要关联到要突出显示的相关财务数据。

了解操作方法

链接到单元格范围

  1. Google 表格中打开相应电子表格。
  2. 选择要链接的单元格。
  3. 点击插入图标 接着点按 链接。
  4. 点击选择要链接的单元格范围图标 Grid
  5. 选择您要链接到的单元格范围。
  6. 点击确定
  7. 点击应用

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

使用 QUERY 搜索大型数据集

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如果您的电子表格中包含大量数据,则会增加查找所需内容的难度。请使用表格中的 QUERY 函数对数据中的值进行过滤、排序、添加和验证。

了解操作方法
  1. 表格中打开电子表格。
  2. 在空白单元格中输入 =QUERY
  3. 在括号中输入以下任意内容,并使用英文逗号分隔:
    • 要执行查询的单元格范围,并使用冒号分隔。
    • 要执行的具体查询(使用 Google Visualization API 查询语言)。
    • (可选)输入数据顶部的标题行的编号数字。
  4. Enter 键。

有关详情和示例,请参阅 Google 文档编辑器帮助中心中的 QUERY

 

使用公式进行快速计算

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想要知道数据集的平均值、最大值或最小值?您可以使用表格中的相应函数即时计算这些值。要进行财务分析,请跟踪特定股票价格并查看其变动情况。也可以使用 GOOGLEFINANCE 函数预测未来股票趋势。

如需了解操作方法,请参阅 Google 文档编辑器帮助中心

 

滚动时冻结标题行

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正与您的团队制定详细的项目计划,或是正为您的账号输入大量数据?您可以在表格中固定列标题,以便随时了解自己查看的数据类型。

了解如何开始使用 Google Workspace 版 Google 表格

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